So geht’s – Ordnerstruktur und die drei goldenen Ebenen!

Erhaltet Ihr beim Kopieren wieder einmal die Fehlermeldung

„Der Dateiname ist für den Zielordner zu lang. Kürzen Sie den bzw. die Dateinamen, und wiederholen Sie den Vorgang, oder verwenden Sie einen anderen Ort mit einem kürzeren Pfad.“

Die Fehlermeldung tritt auf, da Windows die Pfadlänge auf 256 Stellen begrenzt, obwohl technisch mehr möglich wäre. Die Pfadlänge errechnet sich aus der Länge des Dateinamen zuzüglich der gesamten Ordnerkette einschließlich der umgekehrten Schrägstriche zwischen den einzelnen Ordnernamen und des Dateinamens. Tritt diese Fehlermeldung bei Euch während Kopiervorgängen gehäuft auf, solltet Ihr dringend die Länge Eurer Laufwerkspfade und Dateinamen überprüfen und einmal kritisch Eure Ordnerstruktur hinterfragen! Wie Ihr mit ein paar einfachen Regeln mehr Ordnung und Struktur auf Euren Rechner bringt, erkläre ich Euch im Folgenden.

Grundlagen

  1. Die Ordnerstruktur sollte nach Möglichkeit immer mit Eurem Papierablagesystem übereinstimmen.
  2. Gebt den Ordnern eine eindeutige, prägnante und möglichst kurze Bezeichnung,
  3. und achtet darauf, dass sich Unterordner auf drei Ebenen beschränken. In einem physischen Ordner im Regal habt Ihr doch auch maximal ein Hauptregister und eine weitere Unterteilung der Akten.

Verzeichnisstruktur

Beachtet Ihr die obigen Regeln, erhaltet Ihr die Folgende Struktur

  • Hauptverzeichnis
    • Unterverzeichnis 1
      • Unterverzeichnis 2
        • Files

Im Fall einer Musiksammlung kann das dann so aussehen

  • Musik
    • Genre
      • Künstler
        • Audiofile.xyz
    • Künstler
      • Albumtitel
        • Audiofile.xyz

Vor allen Dingen letztere Sortierung empfiehlt sich im Falle einer Musiksammlung, da die meisten Musik Player unter OS X, Windows und Linux die *.mp3, *.wav, *.flac und sonstigen Musikfiles bereits selbstständig nach Genre kategorisieren können und werden.

Bei Dokumenten verhält es sich sehr ähnlich. Hier geht man etwa nach dem Schema

  • Dokumente
    • Eigene Vorlage
    • Schriftverkehr
      • Unternehmen/Empfänger
        • Dokument.xyz
    • Banking
      • Bank
        • Dokument.xyz
    • Vetrag
      • Unternehmen/Vertragspartner
        • Dokument.xyz
    • Bewerbungen
      • Unternehmen
        • Dokument.xyz

vor. Zusätzlich empfiehlt sich hier ein zentraler Ordner für Vorlagen, der das Verzeichnis Eigene Vorlagen hat. Dies lässt sich bei allen Ordnertypen analog anwenden und schafft mehr Übersicht. Ihr werdet schnell feststellen, dass Ihr – habt Ihr diese Struktur erst eingeführt – Eure Dateien deutlich intuitiver und schneller findet, als es bei mehr als drei Ebenen der Fall war/wäre.

Dateinamen

Um wirklich Ordnung zu schaffen, müsst Ihr Eure Dokumente allerdings auch kurz und prägnant benennen. Zusätzlich solltet Ihr sie mit einem Datum an ihrem Ende versionieren. Ein Dokument hat dann die Form

Bezeichnung_jjjjmmtt.xyz

Und das ist eigentlich schon der ganze Trick für mehr Ordnung auf Euren Festplatten!

Beispiele

Um zu verdeutlichen, wie die finale Struktur am Ende aussieht, nehmen wir das folgende Beispiel: Ihr Kündigt heute – 06. Juni 2016 –  einen Vertrag bei Flinkster CarSharing. Dann trägt das erstellte Schriftstück die Bezeichnung

Kündigung_20160606.docx

und befindet sich in dem Verzeichnis

  • Dokumente
    • Vetrag
      • Flinkster
        • Kündigung_20160606.docx

So habt Ihr Struktur in Eurer Ablage, ohne dass ein Ordner, Datei, oder Pfadname zu lang werden kann, um etwa von Windows kopiert zu werden. Probiert es doch einfach mal aus!

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