Kommentar – Im Spannungsfeld von Digitalisierung & Prozessoptimierung

Auch wenn sich mein Blog im Kern den Mobile Devices und kleineren Elektronikprojekten widmet, will ich mich in dem heutigen Artikel mit einem Themenkomplex befassen, der nur eine sehr weit entfernte Verwandtschaft zu meinem Blog aufweist, mich persönlich aber ebenfalls stark interessiert. Egal wohin man sieht, alle Welt scheint dem Fieber der “Digitalisierung“ als neuem Allheilbringer bestehender prozessualer Probleme erlegen zu sein. Aber ist das wirklich die Wahrheit, oder gar Antwort auf viele Probleme innerhalb moderner Unternehmen. Nein so einfach ist es leider nicht! Wer dies erkannt, und auf den Punkt gebracht hat war Thorsten Dirks im Jahr 2016 – damals noch als CEO der Telefonica Deutschland GmbH. Er prägte im Rahmen eines Vortrages zur Digitalisierung den Satz:

Digitalisierung

Er hat erkannt, dass nicht etwa die Digitalisierung für moderne Unternehmen die zentrale Herausforderung darstellt, sondern die hierauf ausgerichtete Optimierung und Vorbereitung bestehender Strukturen und Prozesse.

Ein Definitionsversuch der Industrie 4.0

Es rotieren eine Vielzahl an Begrifflichkeiten um das Trendthema Industrie 4.0 – Intelligente Fabrik, Smart Factory, Integrated Industry, Internet der Dinge, Digitalisierung, Cloud Computing, Big Data, Fabrik der Zukunft und mehr. Aber was genau steckt hinter der vierten industriellen Revolution? Ein Definitionsversuch:

Die Automatisierung von Produktionsprozessen durch dezentrale, internetgesteuerte Bereitstellung von Daten und Informationen ist eine durch das Internet angetriebene Revolution.

Was hier fehlt ist der Zusatz […] die noch ein großes Maß an Forschung und Entwicklung benötigt und dennoch schon ganze Produktwelten und deren Produktions- und Fertigungsprozesse verändert[…]. Die automatische Datenablage nach Beendigung des Fertigungsprozesses ermöglicht eine Wiederverwendung der Daten; Workflows werden über Tablets und Apps gesteuert; Echtzeitinformationen ermöglichen sofortige Reaktion auf Störungen im Produktionsfluss.

Vor der Digitalisierung steht die Prozessoptimierung!

Und wie steht dies nun mit dem obigen Zitat von Thorsten Dirks im Zusammenhang? Eine wachsende Zahl mittelständischer Unternehmen wagt sich an das vermeintlich – und sicher auch faktisch – zukunftsweisende Thema Digitalisierung heran. Insbesondere da sich auf Messen und Informationsveranstaltungen, in Fachzeitschriften und wissenschaftlichen Berichten, IT-Lösungen und Dienstleistungen anbieten, welche dies ermöglichen wollen. Eine intelligente und nachhaltige Vernetzung von Mensch, Maschine und Produktions- sowie Leistungsprozessen erfordert allerdings nicht nur die Digitalisierung der Prozesse und damit verbundener neuartiger IT-Lösungen sondern in erster Linie und vor allem Anderen eine konsequente und durchgängige Optimierung aller Prozesse.

Um eine Produktivitätssteigerung ganzer Wertschöpfungsketten zu ermöglichen, müssen sich die eingeschliffenen Abläufe in einem Unternehmen grundlegend verändern und alle betroffenen Prozesse professionell für die Digitalisierung vorbereitet werden!

Es reicht also nicht aus, die Digitalisierung und neue IT-Lösungen ohne eine derartige Prozessoptimierung an altbewährte Prozesse anzupassen, denn dann bleiben die von den Anbietern versprochenen Effizienzsteigerungen schlichtweg aus. Man erlebt in Unternehmen aktuell jedoch das genaue Gegenteil dessen. Digitalisiert werden in erster Linie Prozesse, welche sehr hohe Aufwände in sich bergen und augenscheinlich eine deutliche Produktivitätssteigerung erbringen könnten und schneidert die digitale Lösung auf diese zurecht. Es wird dabei in keiner Form hinterfragt, ob ein Prozess in seiner vorliegenden Form überhaupt für eine Digitaliserung geeignet ist, oder etwa zunächst daraufhin angepasst werden muss.

Die Digitalisierung geschieht dabei nach dem Motto

Wenn ich meinen Prozess digitalisiere, dann habe ich per sofort 100% Produktivitätssteigerung erreicht.

Diese Annahme erweist sich bei genauerem Hinsehen jedoch als Trugschluss. In der Realität ist es aktuell noch oftmals so, dass man durch eine Digitalisierung die eigentlichen Probleme und Fehler innerhalb seiner Prozesse verschleiert. Es bedarf also einer Vorbereitung der Digitaliserung innerhalb des Unternehmens, um diese auf eine fundierte Basis zu stellen. Hier ist das Know-how von erfahrenen und spezialisierten Prozessexperten unabdingbar. Eben diese überprüfen in einem ersten Schritt anhand erprobter Vorgehensweisen Prozessmodelle, bieten Vorschläge für Lösungsansätze, zeigen neue Optimierungspotentiale auf und bieten so individuelle Lösungen, um Unternehmensprozesse für die anschließende Digitalisierung vorzubereiten. Dies führt nicht nur zu entlasteten Ressourcen, schlankeren Prozessen und Effizienzsteigerung sondern vor dem Hintergrund der Spezialisierung auch zu einem Qualitätszuwachs. Digitalisierung ist also in keinem Falle der erste Schritt, sondern vielmehr nachgelagert!

Verzichtet man auf die Optimierung und somit die Vorbereitung eines Prozesses auf dessen Digitalisierung, wird man prozessinherente Fehlerquellen und Ineffizienzen weder erkennen, noch im Rahmem der Digitalisierung beheben. In den Worten von Thorsten Dirks macht man aus einem „Scheißprozess einen scheißdigitalen Prozess“. Dies kostet ein Unternehmen nach der Digitalisierung womöglich die gleiche Menge an Ressourcen, die lediglich an anderer Stelle sitzen, nämlich innerhalb der IT eines Unternehmens. Die Produktionssteigerung verpufft, da die eingesetzten Ressourcen lediglich an eine andere Stelle des Unternehmens verlagert werden. Hinzu kommt, dass die Zahl der Mitarbeiter mit einem umfassenden Wissen über den Gesamtprozess einer Wertschöpfungskette mit der Zeit stetig abnehmen wird. Die Identifikation prozessinherenter Fehler und Ineffizienzen wird so mit fortschreitender Zeit immer schwerer und führt zu einer steigenden Komplexität für das betroffene Unternehmen. Was dies in Bezug auf die Kosten bedeutet brauche ich an dieser Steller sicherlich Niemandem zu sagen.

Die Frage danach, wie man Digitaliserung richtig anpackt, hat man mit den obigen Ausführungen bereits beantwortet. Dass der Status Quo leider oftmals noch ein anderer ist und lediglich nach Kostentreibern priorisiert wird, sei an dieser Stelle nur beiläufig erwähnt. Es ist also ein Umdenken notwendig, und dies dringend und unverzüglich!

Es wird zu jederzeit vereinzelte Prozesse geben,

  1. die bereits optimal strukturiert sind, und demnach sofort in die Digitalisierung überführt werden können, um hierdurch Quick Wins zu generieren.
  2. die derart individualisiert sind, dass eine Digitalisierung an deren Stelle keinerlei, oder eine lediglich sehr geringe, Produktivitätssteigerung generieren kann.

Von wesentlich höherem Interesse sind alle anderen Prozesse. Hier ist das oben erwähnte Prozessmanangement innerhalb der Organisation gefordert und von großem Nutzen. Innerhalb des Prozessmanagements bietet sich die Möglichkeit, Prozesse zu erfassen, zu analysieren, zu optimieren und letztlich für die Digitalisierung vorzubereiten. Durch genau dieses Vorgehen können Unternehmen sicherstellen, dass innerhalb eines Einzelprozesses alle Kostentreiber identifiziert, adressiert und zurückgebaut werden, um sie im Anschluss daran in die Dunkelverarbeitung zu überführen. Somit ist man als Unternehmen dazu gezwungen, seine Betrachtungsweise von einer Kosten- auf die Prozessebene zu verlagern, und sich einzugestehen, dass die Digitaliserung an letzter Stelle einer eigenen wichtigen und zentralen Wertschöpfungskette steht.

Fazit

Nicht nur allerlei technische Raffinessen machen eine Smart Company aus. Zukunftsfähige Unternehmen haben vor allem permanent ihre Prozesse im Blick und konzentrieren sich auf ihren Geschäftszweck. Ein weiterer Mehrwert, den man hierdurch realisieren kann, ist es, alle unternehmensrelevanten Informationen jedem Mitarbeiter zugänglich zu machen, und das Herrschaftswissen somit zurückzufahren und letzten Endes abzuschaffen.

Unternehmen stehen vor einer Mammut- und in Einzelfällen gar Sisyphus-Aufgabe, wenn es darum geht, den Betrachtungswinkel innerhalb des betroffenen Unternehmens in der beschriebenen Form zu verändern. Diese Veränderung ist jedoch unabdingbar, will man nicht nur kurz-, sondern auch mittel- und langfristig Potentiale der Produktivitätssteigerung innerhalb seiner Werstschöpfungsketten heben, um von diesen zu profitieren.

Nur auf Basis eines vorgelagerten professionellen Prozessmanagements kann Digitalisierung erfolgreich vorbereitet und mit ihrer Hilfe wichtige Faktoren, wie die Time-To-Market gesteigert werden.

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